Was ist Business Intelligence?
Business Intelligence umfasst eine Vielzahl an Methoden, Tools und Abläufen, so dass man von einem BI-System als Ganzes spricht. Dieses System umfassen einerseits Methoden von der klassischen Datenanalyse bis hin zum Data Mining, der Mustererkennung in großen Datenmengen. Andererseits kommen Tools etablierter Software-Firmen wie Microsoft, SAP oder Oracle zum Einsatz, die neben statistischen Auswertungen auch Visualisierungen bieten. Die Basis bildet eine Datenbank, deren Erstellung ebenfalls durch einen systematisch Prozess Teil des Business Intelligence Systems ist.
Welche Vorteile hat ein Business Intelligence System?
Entscheidungen von Führungskräften können subjektiv aus dem Bauch getroffen werden oder aber sie basieren auf einer objektiven Datenbasis. Für welchen Weg Sie sich entscheiden bleibt Ihnen überlassen, allerdings können wir Ihnen bei letzterem weiterhelfen. Nicht nur bei weitreichenden Managemententscheidungen wie dem Outsourcing von Geschäftsbereichen oder bei Fragen der Standortwahl können Sie fundierte Datenanalysen unterstützen. Auch in den alltäglich Operations ist man gut beraten, stets die Effizienz und Effektivität von Tätigkeiten zu prüfen und gegebenenfalls entgegenzusteuern. Auch hier unterstützt Sie Ihr Business Intelligence System durch Ad-hoc Reports und KPI Dashboards. Wir halten fest, die Vorteile eines Business Intelligence Systems sind:
- Fundierter Entscheidungsprozess
- Kostensenkung durch Effizienzsteigerung
- Informationsvorsprung gegenüber dem Wettbewerb
- Reaktionsschnelligkeit durch hohe Informationsverfügbarkeit
Wie organisiert man die Daten?
Zumeist setzen BI-Dashboards nicht direkt auf z.B. ERP-Systemen auf. Dies liegt daran, dass nicht alle Informationen in ERP-System vorhanden sind. Oder aber sie liegen in der falschen Struktur bzw. Aggregation vor. Auch ändert sich ständig die Datenbasis was ein weiteres Argument ist, die Datenbasis getrennt von den ERP-Daten zu organisieren. Daher bilden in der Regel die Datenbasis für BI-Systeme sogenannte Data-Warehouses oder Data-Marts.
Welche Daten werden benötigt?
Unternehmen sind zunehmend vernetzter und digitaler. Unweigerlich bauen Sie sich einen Datenbestand auf, der wenn er organisiert ist, wertvolle Informationen liefern kann. Wie also lassen sich diese Daten nutzen? Die Daten in Ihrem Unternehmen lassen sich grob in Stammdaten, Bestandsdaten und Bewegungsdaten unterscheiden. Die Informationsquellen sind vielzählig. Diese sind unter anderem Ihre Planungs- und Steuerungstools einzelner Geschäftseinheiten sowie unternehmensübergreifende ERP-Systeme. Weitere Bezugsquellen können Maschinendaten in Echtzeit sein, aber auch handschriftliche Inventurdaten. Fehlen dann noch immer Informationen, können wir diese durch umfangreiche Marktkenntnisse und Benchmarks ergänzen. In Summe ergibt sich die Datenbasis, auf welcher die weiteren Schritte Ihres Business Intelligence Systems aufbauen. Welche Daten Sie genau benötigen, finden wir in einem individuellen Workshop heraus, damit diese auf Ihre Strategie und Aufgabenstellung zugeschnitten sind.
Wo sind Dashboards sinnvoll?
Mittlerweile sind die benötigten Daten nicht nur in großen Konzernen sondern auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen vorhanden. Weswegen Business Intelligence Systeme inzwischen unabhängig von der Firmengröße zum Einsatz kommen. Innerhalb eines Unternehmens kommen Business Intelligence Systeme am Meisten im Controlling zum Einsatz z.B. zur Unterstützung des periodischen Berichtswesens. Aber auch in den operativen Bereichen wie der Produktion und der Logistik lösen KPI-Dashboards altbekannte handschriftlich geführte Infotafeln ab. Im Marketing und im Vertrieb werden Analysen und Auswertungen aus BI-Systemen zur Trendanalyse verwendet. Die Einsatzbereiche sind also vielzählig. Erkundigen Sie sich noch heute nach Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen.
Wie erstellt man ein Business Intelligence System?
Die systematische Vorgehensweise bei der Konzeptionierung und Implementierung eines Business Intelligence System durch Bross lehnt sich an etablierte Prozesse des Data Mining an, um insbesondere Herr über große Datenmengen zu werden. Wichtig ist das BI-System nicht als fertiges Produkt zu verstehen sondern als ein in sich schrittweiser wiederkehrender Prozess zur ständigen Verbesserung des Systems.
1. Schritt: Strategie und Zielfestlegung
Das Ziel eines BI-Systems ist es, unternehmensweit relevante Kennzahlen sowohl horizontal als auch vertikal zu aggregieren. Erst so können lückenlos richtige Entscheidungen getroffen werden und Rückschlüsse gezogen werden. Demnach bedarf es auf oberster Ebene einer Strategie, z.B. basierend auf Marktstudien, wo die Reise Ihres Unternehmens hingehen soll und mit welchen Kennzahlen die Erreichung des Ziel gemessen werden kann.
2. Schritt: Datenerfassung und -analyse
Dieser Schritt umfasst vier Teilschritte, bestehend aus der Datenerfassung, der Datenbeschreibung, der Datenerkundung und die Sicherstellung der Datenqualität. Nähere Informationen zur Vorgehensweise bei der Datenerfassung und -analyse finden Sie hier.
3. Schritt: Handlungsbedarf und kontinuierliche Verbesserung
Als dritten Schritt gilt es die gewonnen Daten in Informationen zu überführen und daraus Handlungsbedarf abzuleiten. Ein Beispiel wäre, dass eine Gewinnmarge nicht erzielt werden konnte, weil einige Produkte negative Deckungsbeiträge aufweisen. Die Kennzahlen und Analysen haben dies aufgedeckt und die entsprechende Entscheidung wäre die Bereinigung des Produktportfolios oder eine Preisanpassung.
Business Intelligence mit Power BI
Bross nützt in der Beratung als BI-Tool Power BI von Microsoft. Power BI ist ein Cloud-basierter Business Analytics Service, der für den Endbenutzer entwickelt wurde und folgende Komponenten besitzt: Power BI Desktop, Power BI Service und Power BI Report Server. Die Erstellung eines BI-Systems in Power BI bietet folgende Vorteile:
- Mehrere Datenstreams (On-Premise & Cloud) können angebunden werden
- Reports können zu jederzeit und von überall abgerufen werden
- Eine Integration in bestehende Environments und Systeme ist möglich
- Daten können automatisch aktualisiert werden
- Einfache und intuitive Nutzung für Endnutzer und Admins
- Geringer Zeit- und Kostenaufwand für Konfiguration und Wartung von Analysen und Reports
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