Mit Process Mining zur Digitalen Transformation

Process Mining stellt eine vielseitige und effektive Erweiterung der etablierten Methoden des Geschäftsprozessmanagements dar. Neben der Vereinfachung und Beschleunigung der Dokumentation von Prozessen bietet Process Mining auch die Optimierung und Analyse. Dies geschieht teilweise sogar über mehrere Systeme hinweg. Process Mining stellt einen wichtigen Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation Ihres Unternehmens dar.

Wie entstehen Abweichungen vom Ideal-Prozess?

Mittels Process Mining lassen sich Abweichungen vom Ideal-Prozess erkennen. Die Realität sieht oft anders aus wie die Ideal-Vorstellung. So verhält es sich auch mit Geschäftsprozessen z. B. im Einkauf oder Vertrieb. Diese sind in Wirklichkeit viel komplexer, unstrukturierter und verlaufen weniger eindeutig als in dokumentierten Prozessen beschrieben. Auch die Art und Weise wie Mitarbeiter denken, dass Prozesse ablaufen und wie sie in Wirklichkeit ablaufen unterscheidet sich in Realität maßgeblich. Fehlinformationen können in Organisationen ein kritisches Problem darstellen. Deswegen ist es sehr wichtig den Unterschied zwischen Realität und Ideal-Vorstellung zu verstehen. Wie also entsteht diese Abweichung von Realität und Ideal-Zustand:

  1. Zusatzarbeit: Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit Nacharbeit und zusätzlichen Schritten, die in den beschriebenen Prozessen nicht vorgehsehen sind.
  2. Ausnahmen: Prozesse werden beschrieben wie sie ablaufen sollen. Ausnahmen werden ignoriert, auch wenn sie häufiger auftauchen.
  3. Schleichwege: Prozesse werden abgekürzt oder komplett übersprungen.
  4. Definition: Oftmals sind Prozesse erst gar nicht klar definiert. Mitarbeiter führen Schritte oftmals unterschiedlich aus. Dadurch entsteht ein Unterschied. Dazu kommt, das jeder Mitarbeiter nur seine Prozessschritte sieht und die vor oder nachgelagerten Prozesse keine Einsicht hat.
  5. Änderungen: Prozesse werden aufgrund von Reorganisation und Umstrukturierung häufig geändert und sind daher oftmals nicht aktuell.

Wie funktioniert Process Mining?

Beim Process Mining werden echte Prozesse verglichen mit denen der Theorie. Das gibt Einsicht und Transparenz. Insbesondere in IT-Prozessen der indirekten Bereiche ist es viel schwerer zu erkennen, ob ein Prozess optimal abläuft, verglichen mit den physischen Prozessen in der Produktion. Diese IT-Prozesse sind weniger greifbar, weswegen Einsicht in den wirklichen Ablauf benötigt wird. Ohne Prozessmodell ist eine solche Analyse kaum vorstellbar. Wir erhalten dieses Prozessmodell, in dem wir alle vorhandenen Daten der IT-Systeme betrachten. In Protokolldateien und Datenbanken werden Daten über Geschäftsprozesse gespeichert. Die große Menge der Daten erfordert einen Ansatz ähnlich der Datenanalyse beim Data Mining. Der Ansatz ist zunächst der, die Daten aufzubereiten und in einem Prozessdiagramm zu visualisieren. Dies ermöglicht das Identifizieren z. B. von Zusatzarbeit und Schleichwegen. Die Abweichung von Prozessen z. B. in der Durchlaufzeit wird in der Praxis anhand von Kennzahlen, sogenannten KPI, erkannt. Process Mining geht einen Schritt weiter und analysiert den Prozess und erkennt den Grund für die Verzögerung und hilft so diesen abzustellen. Data Mining geht dadurch über die bloße Visualisierung von Engpässen hinaus.

Welche Daten werden für Process Mining benötigt?

Für die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse mittels Process Mining werden mindestens die folgenden Daten benötigt:

  • Vorgangsnummer (ID)
  • Zeitstempel
  • Statusänderung
  • weitere Attribute (optional)

Mit diesen Daten kann mittels Process Mining Software wie z. B. von Celonis der tatsächliche Prozess dargestellt werden. In der Regel kristallisiert sich dadurch ein Hauptprozess, der sogenannte happy path, sowie weitere abweichende Prozesse heraus, wie sie in der Realität ablaufen. Durch Process Mining erhalten Sie neben der Transparenz der Abläufe auch die visuelle Aufbereitung von Kennzahlen. Dadurch lässt sich die prozentuale Verteilung, Abweichungen und Ausreiser einzelner Prozesse ermitteln.

Sie wollen Ihre Prozesse mittels Process Mining optimieren?

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